7 gouden regels van feedback

Bijgewerkt: 28 februari 2023

Feedback geven, het lijkt zo makkelijk. Maar dat is het in de praktijk helemaal niet. Voordat je het weet ben je negatieve kritiek aan het uiten. Daar heeft de ander helemaal niks aan, en zal dit waarschijnlijk naast zich neerleggen. Leer de 7 gouden regels voor feedback uit je hoofd.

1. Vanuit jezelf feedback geven

De eerste gouden regel van feedback is dat je dit altijd vanuit jezelf doet. Niet omdat je dit van een ander gehoord hebt. Wanneer een ander de opmerking heeft dat Piet een negatieve houding heeft, dan kun je dit niet zomaar tegen Piet zeggen. Want misschien vind je zelf dat Piet helemaal geen negatieve houding uitstraalt.

Dus: geef een terugkoppeling vanuit jezelf, niet vanuit een ander. Overigens kan het best dat je het met een ander eens bent en dit in je feedback meeneemt. Maar dan nog moet je hier volledig achter staan.

2. De terugkoppeling is geen advies

wanneer je positieve feedback geeft dan is dit een reactie op iemands gedrag of prestaties. Het is dus geen advies. Toch kan hier een klein advies aanhangen, dit wordt ook wel een tip genoemd. Waarschijnlijk als onderdeel van tips en tops, iets dat veel op scholen maar ook steeds vaker op de werkvloer wordt toegepast.

Omdat feedback een reactie is, hoeft de ander hier niet direct iets mee te doen. De kans is echter wel groot dat deze over zijn of haar gedrag of inzet na gaat denken. En dat is nu precies de bedoeling: het gedrag onbewust beïnvloeden.

3. Richt je alleen op de persoon waarvoor het bedoeld is

het is heel makkelijk om tegen iemand te zeggen dat de hele groep druk is. Maar wanneer je het tegen een specifiek iemand hebt, dan zou je eerder kunnen zeggen “ik merk dat je druk gedrag vertoont”. Dat anderen dit ook doen is misschien een feit, maar dit hoef je niet te vermelden.

Is het zo dat meerderen uit de groep druk zijn en wil je ze er allemaal op aanspreken? Doe dit één voor één. Wanneer je de hele groep er tegelijk op aanspreekt dan is de kans groot dat hier lacherig over wordt gedaan.

4. Neem de tijd voor het geven van feedback

Even langslopen en zeggen “goed bezig”. Dit is een voorbeeld van positieve feedback en de ontvanger zal hier zeker blij van worden. Maar wanneer je wil dat de ander er ook iets mee doet (let op: geen advies geven), dan moet je er meer tijd insteken.

De vierde gouden regel voor feedback is dan ook: neem minimaal 5 minuten de tijd. Dit geeft de ander de kans om met een reactie te komen. Want misschien begrijpt de ander het niet helemaal of wil er uitleg bij geven.

5. Feedback mag best over de persoon gaan

Soms wordt gedacht dat feedback alleen over een prestatie, uitvoering of product gaat. Onzin, feedback mag best over een persoon gaan. Bijvoorbeeld over diens gedrag of houding. Want wanneer je niks over iemands houding zou mogen zeggen, dan zou deze dit ook niet kunnen verbeteren. Of juist op dezelfde manier door kunnen gaan.

Stel nu dat iemand altijd strikt op tijd er is. Dit is een karaktertrek: de een is punctueel en de ander interesseert het allemaal niet. Door te zeggen dat iemand altijd op tijd is motiveer je dit gedrag. Maar wanneer je er nooit iets van zou zeggen dan denkt de ander dat het blijkbaar niet zo belangrijk is, en zal in de toekomst vaker te laat komen.

Naast positieve feedback heb je ook negatieve feedback, en hierbij moet je wel wat voorzichtiger zijn wanneer het om iemands gedrag gaat. Een goede opmerking zou zijn “ik merk dat je vaker te laat komt, is het een idee om je wekker eerder te zetten?”. Je geeft hierbij feedback omtrent iemands gedrag met gelijk een tip of een idee erbij. Hierdoor zwak je kritiek een beetje af.

6. Geef feedback zo snel mogelijk

Het heeft geen zin om maanden of misschien wel jaren te wachten met feedback geven. De zesde gouden regel is dan ook dat je dit zo snel mogelijk doet. Kijk, het kan altijd voorkomen dat iemand een taak slecht voltooit. Daar hoef je niet direct iets van te zeggen. Maar wanneer dit twee of drie keer achter elkaar gebeurt dan wordt het nog tijd om aan de bel te trekken.

Dus: zie een fout of een keer een slecht humeur door de vingers. Maar laat het niet uit de hand lopen.

7. Kom met voorbeelden

Feedback geven zoals “je presteert matig “, daar kan de ander niks mee. Kom met concrete voorbeelden. Bijvoorbeeld dat iemand veel taalfouten in een werkstuk heeft staan, dat de inkoop niet goed is verlopen of dat de schoonmaak niet optimaal is. Wanneer je feedback of kritiek geeft moet je ook echt aan kunnen tonen waar het om gaat.

Waarom dit belangrijk is? Omdat de ander moet weten wat hij of zij fout doet. Maar ook wat hij of zij goed doet want positieve feedback mag je nooit vergeten.

---